Hoá đơn đầu vào chứng minh bạn đã mua hàng của ai, lúc nào, bao nhiêu tiền và người bán đã khai giao dịch đó với cơ quan thuế. Nó không chứng minh món hàng là hàng thật. Một doanh nghiệp bán hàng giả vẫn có thể xuất hoá đơn hợp lệ về mặt hình thức. Ngược lại, hàng thật mua không có hoá đơn thì khó chứng minh nguồn gốc. Vì vậy hoá đơn là mắt xích quan trọng nhất trong hồ sơ nhập hàng, nhưng chỉ là một mắt xích.
Bài viết giúp chủ cửa hàng hiểu đúng giá trị của hoá đơn khi nghi ngờ hàng giả: hoá đơn nói được gì, không nói được gì, cách kiểm một hoá đơn trong vài phút, và cách ghép nó với giấy uỷ quyền, phiếu giao, chứng từ thanh toán thành một chuỗi khó bác bỏ. Phần nghĩa vụ thuế, kê khai, xử lý hoá đơn sai thuộc mảng thuế, ở đây chỉ nhắc khi liên quan tới nguồn gốc hàng.
Hoá đơn là bằng chứng giao dịch, không phải giấy chứng nhận chất lượng
Hoá đơn được lập để ghi nhận một giao dịch mua bán: bên bán, bên mua, tên hàng, số lượng, đơn giá, thuế, ngày lập. Từ khi chuyển sang hoá đơn điện tử, mỗi hoá đơn còn có dữ liệu nằm trên hệ thống của cơ quan thuế, nên bạn tra được hoá đơn đó có thật hay không. Đây là sức mạnh lớn của hoá đơn: nó gắn món hàng trên kệ của bạn với một người bán cụ thể, có danh tính, có trách nhiệm.
Nhưng hoá đơn không đi kèm việc ai đó kiểm tra món hàng. Cơ quan thuế quản lý giao dịch và nghĩa vụ thuế, không mở thùng hàng xem bên trong là gì. Một doanh nghiệp hoàn toàn có thể xuất hoá đơn hợp lệ cho một lô dầu gội giả mạo nhãn hiệu. Khi bị phát hiện, hoá đơn đó lại trở thành bằng chứng chống lại chính người bán, và bảo vệ bạn. Đó là lý do vì sao hoá đơn quan trọng, dù nó không xác nhận hàng thật.
Hiểu được điều này giúp bạn tránh hai sai lầm đối lập. Sai lầm thứ nhất là thấy có hoá đơn thì thôi không kiểm hàng nữa. Sai lầm thứ hai là cho rằng hoá đơn vô ích vì "bên bán hàng giả cũng có hoá đơn", rồi mua không hoá đơn cho rẻ. Cả hai đều làm bạn yếu thế khi có chuyện.
Những gì hoá đơn chứng minh được
Bạn mua của ai. Tên, mã số thuế, địa chỉ bên bán. Đây là người đầu tiên chịu trách nhiệm với bạn và là đầu mối để cơ quan chức năng lần ngược nếu lô hàng có vấn đề.
Bạn mua lúc nào. Ngày lập hoá đơn cho phép nối món hàng với một thời điểm, từ đó đối chiếu với giấy uỷ quyền còn hiệu lực hay không, với lô sản xuất in trên hộp có hợp lý không.
Bạn mua với giá bao nhiêu. Đơn giá trên hoá đơn là chứng cứ quan trọng khi xét ngay tình. Giá phù hợp với mặt bằng thị trường giúp bạn; giá thấp bất thường thì ngược lại, kể cả khi có hoá đơn.
Bạn mua mặt hàng gì, số lượng bao nhiêu. Nếu hoá đơn ghi đúng tên sản phẩm, quy cách, số lượng thì nó nối được với từng thùng hàng trong kho. Hoá đơn ghi chung chung thì mất phần lớn giá trị này.
Giao dịch đã được khai với cơ quan thuế. Tra được trên hệ thống hoá đơn điện tử cho thấy bên bán là doanh nghiệp đang hoạt động thật, không phải tờ giấy tự in. Một số vụ hàng giả đi kèm hoá đơn từ doanh nghiệp đã ngừng hoạt động hoặc không có thật; tra được hay không là phép lọc đầu tiên.
Những gì hoá đơn không chứng minh được
Món hàng là thật. Như đã nói, hoá đơn không đi kèm kiểm định hàng hoá. Bạn vẫn cần kiểm hàng mẫu, mã xác thực, giấy uỷ quyền của nhà cung cấp.
Bên bán có quyền phân phối. Bất kỳ doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh phù hợp đều xuất được hoá đơn bán hàng có nhãn hiệu. Quyền phân phối phải chứng minh bằng giấy uỷ quyền hoặc chuỗi chứng từ từ chủ nhãn.
Đúng món hàng trên kệ là món hàng trên hoá đơn. Nếu bạn nhập cùng một mặt hàng từ nhiều nguồn và không phân biệt lô, hoá đơn không chỉ ra được hộp nào đến từ đâu. Đây là lý do cần mã lô nội bộ.
Nguồn gốc nhập khẩu. Với hàng ngoại, hoá đơn của nhà cung cấp trong nước không thay được chứng từ nhập khẩu. Muốn chứng minh hàng đi đường chính ngạch, bạn cần thêm bản sao tờ khai hoặc chứng từ tương đương từ bên bán.
Kiểm một hoá đơn đầu vào trong năm phút
Không cần biết kế toán, bạn có thể tự làm các bước dưới đây ngay khi nhận hoá đơn của lô hàng đầu tiên từ một nhà cung cấp mới:
- Tra mã số thuế bên bán trên trang tra cứu của cơ quan thuế hoặc Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: còn hoạt động không, tên và địa chỉ có khớp hoá đơn không.
- Tra chính hoá đơn trên trang tra cứu hoá đơn điện tử của cơ quan thuế bằng các thông tin trên hoá đơn. Hoá đơn tra không ra hoặc thông tin lệch là phải hỏi lại ngay.
- So tên hàng trên hoá đơn với hàng thật nhận được: đúng tên sản phẩm, đúng quy cách (dung tích, khối lượng), đúng số lượng.
- So đơn giá với báo giá ban đầu và với mặt bằng giá bạn biết. Đơn giá bị ghi thấp hơn số tiền bạn thực trả là dấu hiệu bất thường cần làm rõ.
- So tên bên bán trên hoá đơn với tên trên giấy uỷ quyền phân phối và với tên tài khoản nhận tiền. Ba cái nên trùng nhau.
- Chụp màn hình kết quả tra cứu, lưu cùng hoá đơn trong bìa của lô hàng.
Năm phút này chỉ cần làm kỹ lần đầu với mỗi nhà cung cấp. Các lần sau, kiểm nhanh tên hàng, số lượng, đơn giá và tra hoá đơn là đủ, trừ khi có thay đổi bất thường như đổi pháp nhân xuất hoá đơn hoặc đổi tài khoản nhận tiền.
Ghép hoá đơn với chứng từ khác thành một chuỗi
Một chứng từ đơn lẻ dễ bị nghi ngờ; một chuỗi chứng từ khớp nhau thì rất khó bác. Bảng dưới là bộ chuỗi đầy đủ cho một lô hàng có nhãn hiệu; cửa hàng nhỏ không nhất thiết có đủ, nhưng càng nhiều càng tốt.
| Chứng từ | Trả lời câu hỏi gì | Phải khớp với |
|---|---|---|
| Giấy uỷ quyền, hợp đồng phân phối của bên bán | Bên bán có quyền bán hàng này không | Tên bên bán trên hoá đơn, mặt hàng, thời điểm |
| Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng | Hai bên đã thoả thuận gì, có cam kết chính hãng không | Tên hàng, số lượng, giá trên hoá đơn |
| Hoá đơn | Giao dịch đã diễn ra, ai bán, giá bao nhiêu | Đơn đặt hàng, chứng từ thanh toán |
| Phiếu giao hàng, biên bản giao nhận | Hàng đến tay bạn khi nào, bao nhiêu thùng, tình trạng niêm phong | Số lượng trên hoá đơn, ảnh lô hàng lúc nhận |
| Chứng từ thanh toán | Tiền đã trả cho ai | Tên bên bán trên hoá đơn |
| Bản sao chứng từ nhập khẩu (hàng ngoại) | Hàng vào Việt Nam qua đường nào | Mặt hàng, thời điểm, tên nhà nhập khẩu trên nhãn phụ |
| Ảnh lô hàng và kết quả kiểm mã mẫu | Lô hàng trông thế nào khi nhận | Mã lô in trên hộp, số lượng |
Điểm mấu chốt của bảng là cột cuối. Hồ sơ có đủ giấy nhưng tên trên mỗi giấy một khác, ngày tháng không khớp, thì lại gây nghi ngờ nhiều hơn. Khi phát hiện chỗ lệch, hỏi nhà cung cấp ngay lúc đó và lưu câu trả lời, đừng đợi đến khi có đoàn kiểm tra.
Mua không hoá đơn từ xe chào hàng, mối lẻ: rủi ro thật là gì
Ở nhiều chợ và khu dân cư, tạp hoá vẫn nhập một phần hàng từ xe chào hàng hoặc người quen mang tới, trả tiền mặt, không hoá đơn. Với hàng không nhãn hiệu, hàng nông sản, rủi ro là chuyện chất lượng. Với hàng mang nhãn hiệu nổi tiếng, như sữa, dầu gội, bột giặt, mỹ phẩm, đây là kênh mà hàng giả mạo nhãn hiệu hay chen vào nhất, vì không để lại dấu vết.
Rủi ro pháp lý có hai lớp. Lớp thứ nhất: khi lô hàng bị phát hiện là giả, bạn không có ai để chỉ ra và không có gì để chứng minh mình ngay tình, ngoài lời kể. Lớp thứ hai: người kinh doanh có nghĩa vụ chứng minh nguồn gốc hàng hoá khi được kiểm tra; không có hoá đơn, chứng từ thì tự nó đã là vi phạm, kể cả khi hàng là thật. Mức xử lý cụ thể theo văn bản xử phạt hiện hành; bạn có thể hỏi cơ quan quản lý thị trường nơi mình kinh doanh.
Nếu vẫn phải lấy hàng từ kênh như vậy, ít nhất hãy: xin thông tin người bán (tên, số định danh, địa chỉ), yêu cầu phiếu bán hàng có chữ ký, chuyển khoản thay vì tiền mặt để có dấu vết, và đừng nhập mặt hàng có nhãn hiệu nổi tiếng với giá thấp hơn kênh đại lý. Cách tốt hơn là dần chuyển hàng có nhãn hiệu sang kênh có hoá đơn, giữ kênh lẻ cho hàng không nhãn.
Hoá đơn ghi chung chung hoặc gộp nhiều lô
Một lỗi rất hay gặp: hoá đơn ghi "hàng tiêu dùng", "mỹ phẩm các loại", "phụ tùng xe máy" với một dòng tổng tiền. Về thuế đây là chuyện của bên bán; về nguồn gốc hàng hoá thì hoá đơn như vậy gần như không nối được với món hàng cụ thể nào. Khi có đoàn kiểm tra hỏi lọ kem này nhập từ đâu, bạn đưa tờ hoá đơn "mỹ phẩm các loại" thì rất khó thuyết phục.
Hãy yêu cầu nhà cung cấp ghi rõ tên hàng, quy cách, số lượng từng dòng ngay từ đầu, và ghi điều này vào đơn đặt hàng hoặc hợp đồng. Nếu bên bán không chịu, đó là một dấu hiệu nữa để cân nhắc. Với hoá đơn gộp nhiều lần giao, kèm theo bảng kê chi tiết có chữ ký hai bên, ghi rõ ngày giao, mặt hàng, số lượng từng lần.
Cuối cùng, nếu hoá đơn có sai sót về tên hàng hoặc số lượng, việc điều chỉnh, thay thế hoá đơn thực hiện theo quy định về hoá đơn hiện hành; phần này hỏi kế toán hoặc tra ở các trang chuyên về thuế. Điều bạn cần nhớ ở góc nguồn gốc hàng: hoá đơn sai mà không được sửa thì đến lúc cần, nó không nói đúng điều bạn muốn nó nói.
Câu hỏi thường gặp
Có hoá đơn rồi thì cửa hàng có bị phạt khi hàng là hàng giả không?
Hoá đơn không làm lô hàng giả trở thành hàng thật, nên hàng vẫn bị xử lý theo quy định. Nhưng hoá đơn hợp lệ, đơn giá hợp lý và chuỗi chứng từ khớp nhau là chứng cứ quan trọng cho thấy bạn ngay tình, và là căn cứ để cơ quan chức năng lần ngược tới người bán cho bạn.
Tra hoá đơn điện tử ở đâu?
Cơ quan thuế có trang tra cứu hoá đơn điện tử, bạn nhập các thông tin trên hoá đơn như mã số thuế bên bán, ký hiệu, số hoá đơn để kiểm tra. Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp giúp kiểm tên và tình trạng hoạt động của bên bán. Nên chụp lại kết quả tra cứu để lưu cùng hồ sơ.
Nhà cung cấp hứa xuất hoá đơn sau vài tuần có được không?
Về nguyên tắc, hoá đơn phải được lập theo thời điểm quy định cho từng loại giao dịch, không phải tuỳ lúc tiện. Hứa xuất sau là dấu hiệu cần thận trọng, nhất là với nhà cung cấp mới. Bạn nên ghi rõ trong đơn đặt hàng thời điểm nhận hoá đơn và giữ lại tin nhắn về việc này.
Hoá đơn xuất từ một công ty khác với công ty giao hàng thì có sao không?
Không hẳn sai, vì có doanh nghiệp thuê kho, thuê vận chuyển. Nhưng bạn nên hỏi rõ lý do và lưu câu trả lời. Điều quan trọng là tên trên hoá đơn khớp với tên trên giấy uỷ quyền phân phối và tên tài khoản nhận tiền; lệch ở cả ba chỗ là dấu hiệu nên dừng lại kiểm kỹ.
Hàng nhập khẩu thì có cần xin thêm giấy gì ngoài hoá đơn không?
Nên xin bản sao chứng từ nhập khẩu của lô hàng, như tờ khai hải quan hoặc giấy tờ tương đương, từ nhà nhập khẩu hoặc nhà phân phối. Hoá đơn trong nước chỉ cho biết bạn mua của ai, còn chứng từ nhập khẩu cho biết hàng vào Việt Nam qua đường nào và ai là nhà nhập khẩu.
Mua lại hàng từ siêu thị có hoá đơn bán lẻ thì có tính là nguồn gốc hợp pháp không?
Hoá đơn bán lẻ từ siêu thị hoặc nhà bán buôn là chứng từ nguồn gốc, cho thấy bạn mua hàng thật từ một bên có trách nhiệm. Tuy vậy, một số chủ nhãn có chính sách riêng với việc bán lại; bạn nên đọc kỹ nếu định bán số lượng lớn hoặc bán online dưới tên nhãn hiệu.