Muốn đòi được nhà cung cấp khi nhận phải hàng giả, hợp đồng mua sỉ nên có bảy nội dung: cam kết nguồn gốc và quyền phân phối, nghĩa vụ giao chứng từ theo từng lô, quyền kiểm tra và trả hàng, cách xác định hàng giả, khoản bồi hoàn cụ thể, nghĩa vụ phối hợp khi có kiểm tra, và cách giải quyết tranh chấp. Không có những điều khoản này, bạn vẫn đòi được theo nghĩa vụ chung của bên bán, nhưng phải chứng minh nhiều hơn và đòi được ít hơn.
Bài dành cho chủ cửa hàng, đại lý nhỏ đang mua hàng có nhãn hiệu từ nhà phân phối hoặc nhà bán buôn. Nội dung là các ý cần có và vì sao, không phải một mẫu hợp đồng dùng ngay. Hợp đồng có giá trị lớn hoặc ràng buộc dài hạn nên được người làm nghề rà lại trước khi ký.
Vì sao "bao chính hãng" qua lời nói là không đủ
Hầu hết nhà cung cấp đều nói hàng của họ chính hãng. Khi mọi chuyện suôn sẻ, lời nói đó không có gì sai. Vấn đề chỉ lộ ra khi có một lô hàng bị nghi giả: lúc đó bên bán có thể bảo lô đó không phải hàng của họ, hoặc họ cũng bị lừa, hoặc bạn đã kiểm và nhận hàng rồi nên tự chịu. Không có văn bản, mọi tranh luận dựa trên trí nhớ của hai bên.
Theo nguyên tắc chung về mua bán hàng hoá, bên bán phải giao hàng đúng như đã thoả thuận, và hàng phải hợp pháp để lưu thông. Hàng giả mạo nhãn hiệu không đáp ứng điều đó, nên bạn vẫn có quyền đòi kể cả khi hợp đồng không ghi gì về chính hãng. Nhưng "có quyền" và "đòi được" là hai chuyện. Điều khoản rõ ràng làm ba việc: xác định trước thế nào là vi phạm, xác định trước bên bán phải trả những gì, và giảm phần bạn phải tự chứng minh.
Một lợi ích ít được nhắc: điều khoản cam kết chính hãng cũng là chứng cứ cho thấy bạn đã cẩn trọng khi nhập hàng. Khi cơ quan chức năng xem xét bạn có ngay tình không, một hợp đồng có cam kết nguồn gốc, yêu cầu chứng từ theo lô, quy định trách nhiệm khi có hàng giả cho thấy bạn đã đặt ra điều kiện, không mua mù.
Bảy điều khoản nên có
Cam kết nguồn gốc và quyền phân phối. Bên bán cam kết hàng giao là hàng chính hãng của chủ nhãn hiệu, được nhập khẩu hoặc mua hợp pháp, và bên bán có quyền phân phối mặt hàng đó. Nên đính kèm bản sao giấy uỷ quyền phân phối làm phụ lục, và ghi nghĩa vụ báo ngay khi quyền phân phối chấm dứt.
Nghĩa vụ giao chứng từ theo lô. Mỗi lần giao hàng kèm hoá đơn ghi rõ tên hàng, quy cách, số lượng; phiếu giao hàng; với hàng nhập khẩu thì bản sao chứng từ nhập khẩu khi bạn yêu cầu. Ghi rõ thời điểm giao hoá đơn.
Quyền kiểm tra và từ chối nhận. Bạn được kiểm tra hàng khi nhận và trong một khoảng thời gian sau đó; phát hiện dấu hiệu bất thường thì được từ chối nhận hoặc trả lại. Thời gian kiểm tra nên đủ dài để bạn kịp kiểm mã xác thực trên mẫu và hỏi chủ nhãn nếu cần.
Cách xác định hàng giả. Hai bên thống nhất trước căn cứ nào được coi là xác định hàng giả: xác nhận bằng văn bản của chủ nhãn hiệu, kết luận giám định, hoặc kết luận của cơ quan có thẩm quyền. Điều này tránh tranh cãi kéo dài về chuyện ai nói đúng.
Khoản bồi hoàn cụ thể. Khi hàng bị xác định là giả, bên bán hoàn lại tiền hàng của lô vi phạm, chịu chi phí thu hồi, đổi trả, hoàn tiền cho khách, chi phí giám định, và bồi thường thiệt hại khác chứng minh được. Có thể thoả thuận thêm khoản phạt vi phạm; giữa thương nhân, Luật Thương mại có giới hạn mức phạt, nên đối chiếu quy định hiện hành khi đặt con số.
Nghĩa vụ phối hợp. Khi cơ quan chức năng kiểm tra hoặc khách khiếu nại, bên bán có nghĩa vụ cung cấp chứng từ nguồn gốc trong thời hạn ngắn và phối hợp giải trình. Đây là điều khoản giúp bạn nhiều nhất trong những ngày đầu của một vụ việc.
Giải quyết tranh chấp. Thương lượng trước, sau đó hoà giải, toà án hoặc trọng tài. Nếu chọn trọng tài thì phải ghi rõ tổ chức trọng tài. Chọn nơi giải quyết thuận tiện cho bạn nếu thương lượng được.
Gợi ý nội dung từng điều khoản
Bảng dưới không phải câu chữ mẫu để chép. Nó cho thấy mỗi điều khoản nên nói ý gì, để bạn so với hợp đồng nhà cung cấp đưa ra hoặc nhờ người soạn thêm vào.
| Điều khoản | Nội dung cần có | Thiếu thì sao |
|---|---|---|
| Cam kết nguồn gốc | Hàng chính hãng của chủ nhãn, nguồn gốc hợp pháp, bên bán có quyền phân phối; phụ lục giấy uỷ quyền | Bên bán viện cớ chỉ cam kết "hàng đúng mẫu", không cam kết nguồn |
| Chứng từ theo lô | Hoá đơn chi tiết, phiếu giao, chứng từ nhập khẩu khi yêu cầu; thời điểm giao | Hoá đơn chung chung, không nối được với lô hàng |
| Kiểm tra, từ chối | Thời gian kiểm tra sau khi nhận; quyền trả hàng khi có dấu hiệu bất thường | Bên bán viện lý do "đã ký nhận là xong" |
| Xác định hàng giả | Văn bản chủ nhãn, kết luận giám định hoặc cơ quan có thẩm quyền | Hai bên cãi nhau về chuyện thế nào là giả |
| Bồi hoàn, phạt | Hoàn tiền lô vi phạm, chi phí thu hồi, giám định, thiệt hại khác; phạt vi phạm trong giới hạn luật cho phép | Chỉ đòi được tiền hàng, các chi phí khác tự chịu |
| Phối hợp | Thời hạn cung cấp chứng từ khi có kiểm tra hoặc khiếu nại | Bên bán im lặng đúng lúc bạn cần giấy tờ nhất |
| Tranh chấp | Thương lượng, hoà giải, toà án hoặc trọng tài, nơi giải quyết | Phải tranh luận cả chuyện kiện ở đâu |
Nếu bạn chỉ thêm được một điều khoản, hãy chọn điều khoản phối hợp. Kinh nghiệm cho thấy khó khăn lớn nhất khi bị nghi bán hàng giả không phải là đòi tiền, mà là thiếu chứng từ của bên bán đúng lúc cơ quan chức năng hỏi.
Khi nhà cung cấp không chịu ký những điều khoản này
Nhà cung cấp lớn thường có hợp đồng mẫu và ngại sửa cho một cửa hàng nhỏ. Bạn không nhất thiết phải đòi đủ bảy điều khoản. Thay vào đó, hãy hỏi những điểm tối thiểu: họ có cam kết bằng văn bản hàng là chính hãng không, có cung cấp chứng từ theo lô không, có chính sách đổi trả khi có hàng nghi giả không. Nhiều nhà phân phối có sẵn chính sách này, chỉ là không ghi trong hợp đồng; xin họ gửi văn bản chính sách và lưu lại.
Một cách khác là đưa các nội dung này vào đơn đặt hàng thay vì hợp đồng. Đơn đặt hàng có dòng "hàng chính hãng, kèm hoá đơn ghi chi tiết, bên bán chịu trách nhiệm hoàn tiền và chi phí nếu hàng bị xác định là giả", được bên bán xác nhận, cũng là thoả thuận có giá trị.
Nếu nhà cung cấp từ chối mọi cam kết bằng văn bản, kể cả một dòng xác nhận hàng chính hãng, hãy cân nhắc nghiêm túc. Một người bán tin vào nguồn hàng của mình thường không ngại viết ra điều đó. Từ chối không chứng minh họ bán hàng giả, nhưng nó nói cho bạn biết khi có chuyện, bạn sẽ đứng một mình.
Mua qua tin nhắn, không có hợp đồng giấy
Rất nhiều cửa hàng đặt hàng qua ứng dụng nhắn tin: nhà cung cấp gửi bảng giá, bạn nhắn số lượng, họ giao, bạn chuyển khoản. Về pháp lý, hợp đồng mua bán không bắt buộc phải là một văn bản ký tay; thoả thuận qua tin nhắn vẫn hình thành giao dịch và tin nhắn là chứng cứ. Điều cần lưu ý là nội dung những tin nhắn đó.
Hãy tập thói quen ghi các cam kết quan trọng ngay trong tin nhắn đặt hàng, và đề nghị bên bán trả lời xác nhận: "Lô này hàng chính hãng, có hoá đơn ghi chi tiết, nếu có hàng giả bên anh hoàn tiền và chịu chi phí đúng không?". Một câu trả lời "Đúng" từ tài khoản của nhà cung cấp có giá trị hơn nhiều lời hứa qua điện thoại.
Đồng thời, lưu trữ tin nhắn đúng cách: không xoá cuộc trò chuyện, định kỳ sao lưu, chụp màn hình các tin quan trọng có hiện tên tài khoản và thời gian. Nếu tranh chấp lớn, bạn có thể cần lập vi bằng ghi nhận nội dung tin nhắn qua văn phòng thừa phát lại để tăng giá trị chứng minh.
Những điều khoản phản tác dụng cần đọc kỹ
Hợp đồng mẫu của bên bán đôi khi có những câu nghe bình thường nhưng lấy đi quyền đòi của bạn. Gặp các câu dưới đây, hãy đề nghị sửa hoặc ít nhất ghi rõ ngoại lệ đối với hàng giả:
- "Bên mua tự chịu trách nhiệm kiểm tra hàng khi nhận; sau khi ký nhận bên bán không chịu trách nhiệm" — hàng giả thường không phát hiện được lúc nhận.
- "Hàng đã nhận không đổi trả dưới mọi hình thức" — nên ghi ngoại lệ với hàng bị xác định là giả hoặc không có nguồn gốc hợp pháp.
- "Trách nhiệm của bên bán không vượt quá giá trị đơn hàng" — giới hạn này loại bỏ các chi phí thu hồi, đổi trả cho khách.
- "Bên bán không chịu trách nhiệm về hàng do bên thứ ba sản xuất" — với hàng bán lại, gần như mọi hàng đều do bên thứ ba sản xuất.
- "Mọi khiếu nại phải gửi trong 24 giờ" — quá ngắn để kiểm mã xác thực và hỏi chủ nhãn.
Không phải câu nào trong danh sách trên cũng vô hiệu nếu đã ký; nhiều khi chúng có giá trị giữa hai thương nhân. Vì vậy cách an toàn là đọc kỹ và thương lượng trước khi ký, thay vì hy vọng sau này chứng minh được điều khoản đó không có hiệu lực.
Khi nào nên nhờ luật sư rà hợp đồng
Với đơn hàng nhỏ, mua lẻ từng đợt, bạn tự rà theo bảng ở trên là đủ. Nên nhờ người làm nghề khi: hợp đồng phân phối dài hạn, có cam kết doanh số hoặc đặt cọc lớn; hợp đồng có điều khoản độc quyền khu vực; nhà cung cấp là doanh nghiệp nước ngoài hoặc hợp đồng chọn luật nước ngoài; hoặc bạn đã có một lần gặp hàng giả với nhà cung cấp này và đang thương lượng lại.
Người làm nghề sẽ đọc toàn bộ hợp đồng chứ không chỉ điều khoản về hàng giả, vì các điều khoản về thanh toán, chấm dứt, giới hạn trách nhiệm thường tác động lẫn nhau. Nếu muốn có ý kiến sơ bộ trước, bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn (aicovan.com), gửi kèm hợp đồng mẫu của nhà cung cấp và các câu bạn băn khoăn.
Dù nhờ ai, giữ lại bản đã ký có đủ phụ lục, và lưu cùng bìa hồ sơ nhà cung cấp. Hợp đồng chỉ phát huy tác dụng khi lúc cần bạn tìm thấy nó, cùng với hoá đơn và chứng từ của đúng lô hàng đang có vấn đề.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng không ghi chữ "chính hãng" thì có đòi được nhà cung cấp khi hàng giả không?
Vẫn có cơ sở để đòi, vì bên bán có nghĩa vụ giao hàng hợp pháp, đúng như thoả thuận, và hàng giả mạo nhãn hiệu không được phép lưu thông. Nhưng bạn sẽ phải chứng minh nhiều hơn và thường chỉ đòi được tiền hàng, khó đòi các chi phí khác nếu không có điều khoản cụ thể.
Phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại khác nhau thế nào?
Phạt vi phạm là khoản tiền hai bên thoả thuận trước, bên vi phạm phải trả khi vi phạm, không cần chứng minh thiệt hại. Bồi thường thiệt hại là khoản bù cho thiệt hại thực tế phát sinh và phải chứng minh được. Giữa thương nhân, mức phạt vi phạm bị giới hạn theo Luật Thương mại; nên đối chiếu quy định hiện hành khi đặt con số.
Đặt hàng qua tin nhắn có được coi là hợp đồng không?
Có. Hợp đồng mua bán hàng hoá không bắt buộc là văn bản ký tay; thoả thuận qua tin nhắn vẫn hình thành giao dịch và tin nhắn là chứng cứ. Bạn nên ghi rõ cam kết chính hãng, chứng từ, trách nhiệm khi có hàng giả ngay trong tin nhắn đặt hàng và giữ lại câu trả lời xác nhận của bên bán.
Ai xác định một lô hàng là hàng giả để áp dụng điều khoản bồi hoàn?
Nên thoả thuận trước trong hợp đồng. Các căn cứ thường dùng là văn bản xác nhận của chủ nhãn hiệu, kết luận của tổ chức giám định sở hữu trí tuệ, hoặc kết luận của cơ quan có thẩm quyền khi xử lý vụ việc. Không thoả thuận trước thì hai bên dễ tranh cãi kéo dài ở chính bước này.
Nhà cung cấp bắt ký điều khoản "đã ký nhận là không đổi trả" thì làm sao?
Đề nghị ghi thêm ngoại lệ đối với hàng bị xác định là giả hoặc không có nguồn gốc hợp pháp, vì hàng giả thường không phát hiện được ngay lúc nhận. Nếu bên bán không đồng ý, ít nhất hãy xin văn bản chính sách đổi trả hàng nghi giả của họ và lưu lại.
Hợp đồng với nhà cung cấp nước ngoài có cần lưu ý gì thêm?
Cần xem luật áp dụng, nơi giải quyết tranh chấp, ngôn ngữ của hợp đồng và khả năng thi hành phán quyết. Kiện một doanh nghiệp ở nước ngoài tốn kém và lâu. Với hợp đồng giá trị lớn, nên có luật sư rà trước khi ký, và ưu tiên mua qua nhà nhập khẩu, nhà phân phối có pháp nhân tại Việt Nam.