Nhận ký gửi nghĩa là bạn bán hàng của người khác trên kệ của mình. Với khách mua, bạn vẫn là người bán, nên nếu món ký gửi là hàng giả mạo nhãn hiệu, khách đòi bạn trước. Để không thành nơi tiêu thụ hàng giả, cửa hàng cần lập phiếu ký gửi có thông tin người gửi và cam kết nguồn gốc, kiểm món hàng trước khi nhận, lưu chứng từ, và có quy trình rõ khi phát hiện vấn đề.
Bài viết dành cho các cửa hàng nhận ký gửi đồ có nhãn hiệu: shop đồ hiệu đã qua sử dụng, góc ký gửi mỹ phẩm, sữa, đồ dùng em bé "xách tay", tiệm điện thoại nhận máy cũ, cửa hàng đặc sản nhận hàng của hộ sản xuất. Phần hướng dẫn cho người gửi đồ hiệu đi ký gửi có ở các trang chuyên về hàng hiệu; ở đây là góc cửa hàng nhận gửi.
Ký gửi là gì và ai chịu trách nhiệm khi hàng ký gửi là giả
Trong ký gửi, người gửi giữ quyền sở hữu món hàng cho tới khi bán được; cửa hàng bán hộ và hưởng hoa hồng hoặc một khoản chênh lệch. Về quan hệ giữa hai bên, cửa hàng là người nhận uỷ thác bán, không phải người mua đứt. Nhưng khách mua không nhìn thấy quan hệ đó: họ trả tiền cho cửa hàng, cầm hoá đơn hoặc phiếu của cửa hàng, nên với họ, cửa hàng là người bán.
Hệ quả thực tế: khi món ký gửi bị phát hiện là hàng giả, khách đòi cửa hàng hoàn tiền và bồi thường. Cửa hàng sau đó đòi lại người gửi theo thoả thuận ký gửi. Nếu cơ quan chức năng kiểm tra, cửa hàng là nơi đang trưng bày, bán hàng giả, và phải chứng minh nguồn gốc, chứng minh mình không biết. Hàng giả trong kho hay trên kệ ký gửi đều là hàng giả trong cửa hàng.
Vì vậy, nhận ký gửi không phải là cách chuyển rủi ro sang người gửi. Nó chỉ chia rủi ro về tiền giữa bạn và người gửi, còn rủi ro pháp lý với khách và với cơ quan chức năng phần lớn vẫn ở phía cửa hàng. Một quy trình nhận ký gửi chặt chẽ là cách duy nhất để vừa giữ được mô hình kinh doanh này, vừa không biến cửa hàng thành nơi tiêu thụ hàng giả.
Nhóm hàng ký gửi rủi ro cao
Không phải mọi món ký gửi đều rủi ro như nhau. Những nhóm dưới đây là nơi hàng giả mạo nhãn hiệu hay xuất hiện nhất qua kênh ký gửi:
- Túi, ví, đồng hồ, kính hàng hiệu đã qua sử dụng: giá trị cao, hàng giả tinh vi, người gửi có khi cũng không biết mình mua phải hàng giả.
- Mỹ phẩm, nước hoa "xách tay", "quà biếu không dùng": khó kiểm nguồn gốc, dễ trộn hàng giả, ảnh hưởng tới sức khoẻ người dùng.
- Sữa bột, thực phẩm chức năng, đồ dùng cho trẻ: nhóm ảnh hưởng sức khoẻ trực tiếp, nhiều cửa hàng không nên nhận ký gửi.
- Điện thoại, máy tính bảng, tai nghe đã qua sử dụng: máy dựng, linh kiện thay thế không rõ nguồn, số máy bị can thiệp.
- Rượu, đồ uống có nhãn nhập khẩu: dễ bị làm giả, bơm lại chai thật.
- Đặc sản mang tên vùng, sản phẩm có chỉ dẫn địa lý hoặc nhãn hiệu tập thể: người gửi dán nhãn vùng lên hàng không đúng nguồn.
Với các nhóm ảnh hưởng sức khoẻ, nhiều cửa hàng chọn không nhận ký gửi, chỉ nhập từ nhà phân phối có hoá đơn. Đây là quyết định kinh doanh hợp lý, vì rủi ro một lần sai lớn hơn nhiều so với hoa hồng ký gửi.
Phiếu ký gửi cần ghi gì
Thông tin người gửi. Họ tên, số định danh cá nhân hoặc thông tin doanh nghiệp, địa chỉ, cách liên lạc, tài khoản nhận tiền. Chụp giấy tờ tuỳ thân với sự đồng ý của người gửi, lưu đúng mục đích và bảo mật theo quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Mô tả món hàng chi tiết. Nhãn hiệu, mẫu, màu, kích thước, số serial hoặc số lô nếu có, tình trạng, phụ kiện kèm theo. Chụp ảnh các mặt, các chi tiết nhận diện, lưu cùng phiếu.
Nguồn gốc theo lời người gửi. Mua ở đâu, khi nào, có hoá đơn, thẻ bảo hành, chứng từ mua hàng không. Kèm bản sao chứng từ nếu có. Ghi đúng lời người gửi, không diễn giải.
Cam kết của người gửi. Người gửi cam kết món hàng là hàng thật, có nguồn gốc hợp pháp, thuộc quyền sở hữu của mình; nếu món hàng bị xác định là hàng giả hoặc hàng có nguồn gốc bất hợp pháp, người gửi chịu trách nhiệm hoàn trả tiền, chi phí và bồi thường thiệt hại cho cửa hàng.
Quyền của cửa hàng. Cửa hàng được kiểm tra, được từ chối nhận, được tạm ngừng bán khi có nghi ngờ, được cung cấp thông tin người gửi cho cơ quan chức năng khi được yêu cầu theo quy định.
Giá, hoa hồng, thời hạn. Giá bán dự kiến, mức hoa hồng, thời hạn ký gửi, cách xử lý khi hết hạn chưa bán, thời điểm thanh toán cho người gửi sau khi bán.
Quy trình nhận một món ký gửi
Quy trình dưới đây áp dụng được cho hầu hết món hàng có nhãn hiệu. Với món giá trị cao, làm kỹ hơn ở bước kiểm tra:
- Hỏi người gửi về nguồn gốc trước khi xem hàng. Câu trả lời mơ hồ, mâu thuẫn là dấu hiệu đầu tiên.
- Kiểm món hàng: bao bì, nhãn, tem, mã, serial; so với hàng thật cùng mẫu nếu có; kiểm mã xác thực qua kênh chính thức của chủ nhãn khi nhãn hiệu có cung cấp.
- Kiểm chứng từ người gửi đưa ra: hoá đơn có tra được không, thẻ bảo hành có khớp serial không.
- Với món giá trị cao, cân nhắc nhờ dịch vụ kiểm định độc lập hoặc nhờ chủ nhãn xác nhận, và ghi rõ trong phiếu ai chịu chi phí.
- Lập phiếu ký gửi, hai bên ký, mỗi bên giữ một bản. Chụp ảnh món hàng lúc nhận, lưu cùng phiếu.
- Gắn mã ký gửi nội bộ lên món hàng (không che nhãn của nhà sản xuất), ghi vào sổ ký gửi.
- Khi bán, ghi rõ trên hoá đơn hoặc phiếu bán là hàng ký gửi nếu chính sách cửa hàng như vậy, và lưu thông tin khách mua.
Nếu người gửi từ chối để lại thông tin, từ chối ký cam kết, hoặc chỉ muốn nhận tiền mặt ngay, hãy từ chối nhận. Hoa hồng của một món ký gửi không đáng để cửa hàng gánh rủi ro của người không chịu đứng tên.
Kiểm thật giả trước khi nhận: giá trị và giới hạn
Nhiều cửa hàng ký gửi đồ hiệu có người kiểm hàng giàu kinh nghiệm, hoặc dùng dịch vụ kiểm định bên ngoài. Đây là lớp lọc quan trọng, nhưng cần hiểu đúng giới hạn: kết quả kiểm định của một dịch vụ tư nhân là ý kiến chuyên môn, không phải xác nhận của chủ nhãn hay kết luận của cơ quan có thẩm quyền. Hàng giả ngày càng tinh vi, và không dịch vụ nào chính xác tuyệt đối.
Vì vậy, khi giới thiệu với khách, đừng biến kết quả kiểm định thành lời bảo đảm tuyệt đối. Nói đúng những gì cửa hàng đã làm: đã kiểm những điểm nào, bằng cách nào, có chứng từ nguồn gốc gì kèm theo. Đồng thời có chính sách rõ: nếu sau này món hàng bị xác định là giả theo xác nhận của chủ nhãn hoặc giám định, cửa hàng hoàn tiền cho khách và đòi lại người gửi.
Bài riêng về giá trị của dịch vụ "check legit" khi đòi tiền người bán nằm ở chuyên mục Điện thoại, phụ tùng, hàng hiệu của trang này. Điểm cần nhớ ở góc cửa hàng: kiểm định là để lọc và để chứng minh bạn đã cẩn trọng, không phải để chuyển trách nhiệm sang dịch vụ kiểm định.
Mua đứt hay nhận ký gửi: so sánh ở góc rủi ro hàng giả
Một số cửa hàng vừa mua đứt đồ cũ vừa nhận ký gửi. Bảng dưới so sánh hai cách ở những điểm liên quan tới hàng giả.
| Điểm so sánh | Mua đứt | Nhận ký gửi |
|---|---|---|
| Ai sở hữu món hàng khi bày bán | Cửa hàng | Người gửi, cho tới khi bán được |
| Ai chịu trách nhiệm với khách mua | Cửa hàng | Cửa hàng (khách mua của cửa hàng) |
| Tiền vốn bỏ ra | Toàn bộ giá mua | Không bỏ vốn, chỉ hưởng hoa hồng |
| Khi phát hiện hàng giả, đòi lại ai | Người đã bán cho cửa hàng | Người gửi, theo phiếu ký gửi |
| Động lực kiểm kỹ | Cao vì mất vốn nếu sai | Dễ bị lơi vì không bỏ vốn, nhưng rủi ro pháp lý tương tự |
| Hồ sơ cần lưu | Hợp đồng hoặc giấy mua bán, thông tin người bán, chứng từ nguồn gốc | Phiếu ký gửi, thông tin người gửi, chứng từ nguồn gốc, ảnh lúc nhận |
Dòng "động lực kiểm kỹ" là chỗ nhiều cửa hàng sai: vì không bỏ vốn nên dễ nhận ký gửi dễ dãi hơn mua đứt. Trong khi đó, trách nhiệm với khách và với cơ quan chức năng gần như giống nhau ở hai cách.
Khi phát hiện món hàng ký gửi là hàng giả
Nếu phát hiện trước khi bán: rút món hàng khỏi kệ, liên hệ người gửi, thông báo bằng văn bản lý do và căn cứ. Với hàng mạo nhãn hiệu rõ ràng, không trả lại để người gửi đem đi bán nơi khác mà không cân nhắc; tuỳ trường hợp, bạn có thể đề nghị người gửi cùng xác minh với chủ nhãn, hoặc báo chủ nhãn, cơ quan quản lý thị trường nếu có căn cứ cho thấy người gửi cố ý đưa hàng giả vào bán. Ghi lại toàn bộ sự việc.
Nếu phát hiện sau khi đã bán: xử lý với khách như với hàng của chính cửa hàng, gồm tiếp nhận, đối chiếu, hoàn tiền nếu đúng là món đã bán ra. Sau đó đòi lại người gửi theo phiếu ký gửi, giữ lại khoản tiền chưa thanh toán cho người gửi nếu thoả thuận cho phép. Khi người gửi không hợp tác và giá trị đáng kể, có thể nhờ hoà giải hoặc khởi kiện.
Sau mỗi vụ, rà lại quy trình: lỗi lọt ở bước nào, người gửi đó còn gửi món nào khác đang trên kệ không, có cần tạm dừng nhận một nhóm hàng không. Một cửa hàng ký gửi giữ được uy tín không phải vì không bao giờ gặp hàng giả, mà vì mỗi lần gặp đều xử lý minh bạch và chặt hơn sau đó.
Câu hỏi thường gặp
Hàng ký gửi bị phát hiện là hàng giả thì cửa hàng hay người gửi chịu trách nhiệm?
Với khách mua, cửa hàng là người bán nên chịu trách nhiệm hoàn tiền, bồi thường trước. Giữa cửa hàng và người gửi, trách nhiệm được phân chia theo phiếu hoặc hợp đồng ký gửi. Với cơ quan chức năng, cửa hàng phải chứng minh nguồn gốc và chứng minh mình không biết, nên hồ sơ nhận ký gửi rất quan trọng.
Có được yêu cầu người gửi xuất trình giấy tờ tuỳ thân không?
Cửa hàng có thể yêu cầu như một điều kiện nhận ký gửi, vì đó là cách xác định người chịu trách nhiệm về nguồn gốc món hàng. Khi thu thập và lưu giữ, cần thông báo rõ mục đích, bảo mật và sử dụng đúng mục đích theo quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Có nên nhận ký gửi mỹ phẩm, sữa, thực phẩm chức năng không?
Đây là nhóm ảnh hưởng trực tiếp tới sức khoẻ và khó kiểm nguồn gốc khi không có hoá đơn từ nhà phân phối. Nhiều cửa hàng chọn không nhận ký gửi các nhóm này. Nếu vẫn nhận, nên yêu cầu chứng từ mua hàng rõ ràng và chỉ nhận hàng còn niêm phong, còn hạn dài.
Giấy kiểm định của dịch vụ kiểm hàng hiệu có đủ để bán như hàng thật không?
Kết quả của dịch vụ kiểm định tư nhân là ý kiến chuyên môn, có giá trị lọc và chứng minh bạn đã cẩn trọng, nhưng không phải xác nhận của chủ nhãn hay kết luận của cơ quan có thẩm quyền. Khi giới thiệu với khách, nên nói đúng những gì đã kiểm, không biến nó thành bảo đảm tuyệt đối.
Phát hiện hàng ký gửi là hàng giả có được giữ lại không trả người gửi không?
Nên thoả thuận trước trong phiếu ký gửi về quyền tạm giữ để xác minh. Khi có căn cứ rõ món hàng là hàng giả mạo nhãn hiệu, việc trả lại để người gửi đem bán nơi khác cần cân nhắc; bạn có thể báo chủ nhãn hoặc cơ quan chức năng. Với tình huống tranh chấp, nên hỏi ý kiến luật sư trước khi quyết.
Ghi "hàng ký gửi" trên phiếu bán có giảm trách nhiệm của cửa hàng với khách không?
Ghi rõ là hàng ký gửi giúp khách hiểu tình trạng món hàng, nhưng không làm cửa hàng hết trách nhiệm của người bán với người tiêu dùng. Nếu món hàng là giả, khách vẫn có quyền yêu cầu cửa hàng giải quyết, rồi cửa hàng đòi lại người gửi.