Cửa hàng nhỏ nên lưu hồ sơ nguồn gốc theo từng lô hàng nhập, không theo tháng hay theo nhà cung cấp: mỗi lô một mã nội bộ, một bìa hoặc một thư mục chứa hoá đơn, phiếu giao, chứng từ thanh toán, ảnh lô hàng lúc nhận và giấy uỷ quyền của nhà cung cấp còn hiệu lực lúc đó. Cách này cho phép trả lời trong vài phút câu hỏi "món hàng trên kệ này nhập từ ai, lúc nào, giấy tờ đâu", là câu hỏi đầu tiên khi có khách khiếu nại hàng giả hoặc có đoàn kiểm tra.
Bài viết không nói về phần mềm cụ thể nào; một bìa nhựa và điện thoại có camera là đủ để bắt đầu. Bạn sẽ có bộ giấy tờ tối thiểu cho mỗi lô, cách đặt mã và gắn mã lên hàng, cách lưu bản giấy và bản số, và những lỗi làm hồ sơ mất giá trị. Hệ thống truy xuất nguồn gốc điện tử và mã truy xuất theo ngành là chủ đề của trang Truy Xuất Số; ở đây chỉ bàn phần cửa hàng tự làm.
Vì sao theo lô, không theo tháng
Phần lớn cửa hàng lưu giấy tờ theo cách tiện cho kế toán: hoá đơn tháng nào kẹp tháng đó, hoặc gom theo nhà cung cấp. Cách này đủ để làm thuế, nhưng không trả lời được câu hỏi về một món hàng cụ thể. Khi khách cầm một hộp sữa đến quầy nói nghi giả, bạn cần biết hộp đó thuộc lần nhập nào; nếu cùng mặt hàng bạn nhập từ hai nguồn, ba lần trong tháng, hoá đơn tháng không chỉ ra được.
Lưu theo lô nghĩa là mỗi lần nhận hàng là một đơn vị hồ sơ: mọi giấy tờ, hình ảnh liên quan tới lần nhận đó nằm cùng một chỗ, có một mã riêng, và mã đó gắn được lên hàng hoặc lên vị trí hàng trong kho. Khi cần, bạn đi từ món hàng tới mã lô, từ mã lô tới bìa hồ sơ, không phải lục.
Lợi ích thứ hai: khi phát hiện một lô có vấn đề, bạn khoanh được phạm vi. Chỉ ngừng bán và kiểm lại hàng của đúng lô đó, thay vì phải dỡ cả kệ. Với cơ quan chức năng và với chủ nhãn hiệu, khả năng chỉ ra chính xác lô nào từ nguồn nào cũng là chứng cứ rất rõ cho thấy bạn quản lý hàng nghiêm túc.
Một bộ hồ sơ lô gồm gì
Không phải lô nào cũng có đủ mọi giấy tờ dưới đây. Cột cuối giúp bạn ưu tiên khi thời gian có hạn.
| Thành phần | Nội dung | Mức ưu tiên |
|---|---|---|
| Phiếu bìa lô | Mã lô nội bộ, ngày nhận, nhà cung cấp, danh sách mặt hàng và số lượng, người nhận | Bắt buộc, làm ngay khi nhận |
| Hoá đơn | Hoá đơn điện tử hoặc bản in, kèm ảnh chụp kết quả tra cứu hoá đơn | Bắt buộc với hàng có nhãn hiệu |
| Phiếu giao hàng, biên bản giao nhận | Số thùng, tình trạng niêm phong, chữ ký người giao | Cao |
| Chứng từ thanh toán | Ảnh chụp giao dịch chuyển khoản, tên tài khoản nhận | Cao |
| Ảnh lô hàng lúc nhận | Thùng, niêm phong, số lô và hạn dùng in trên vài hộp mẫu | Cao, mất ba phút |
| Kết quả kiểm mã xác thực mẫu | Ảnh chụp kết quả quét tem, QR, serial trên kênh chính thức | Trung bình, cao với hàng hay bị làm giả |
| Giấy uỷ quyền của nhà cung cấp | Bản đang hiệu lực lúc nhập; có thể chỉ ghi tham chiếu tới bìa nhà cung cấp | Trung bình |
| Chứng từ nhập khẩu (hàng ngoại) | Bản sao tờ khai hoặc chứng từ tương đương do bên bán cung cấp | Cao với hàng ngoại |
Phiếu bìa là phần hay bị bỏ qua nhất nhưng hữu ích nhất. Chỉ một trang ghi tay, nó cho phép người khác trong cửa hàng (nhân viên, người nhà) tìm đúng hồ sơ khi bạn vắng mặt, việc rất thường xảy ra khi đoàn kiểm tra đến bất ngờ.
Đặt mã lô nội bộ và nối với hàng trên kệ
Mã lô nội bộ khác số lô của nhà sản xuất in trên hộp. Nó là mã của cửa hàng bạn, để nối món hàng với bìa hồ sơ. Cách làm đơn giản:
- Chọn quy tắc đặt mã ngắn, dễ viết tay: ví dụ năm, tháng, ngày nhận, cộng chữ cái viết tắt nhà cung cấp và số thứ tự trong ngày. Quan trọng là thống nhất, không phải đẹp.
- Ghi mã lên phiếu bìa và lên thùng ngoài ngay khi nhận hàng, trước khi xếp vào kho.
- Khi xếp lên kệ, nếu cùng mặt hàng từ nhiều lô, đặt các lô ở vị trí khác nhau hoặc dán một nhãn nhỏ của cửa hàng ở mặt dưới hộp. Không dán đè lên nhãn của nhà sản xuất, không che hạn dùng, số lô hay thông tin bắt buộc.
- Bán theo nguyên tắc lô cũ trước, lô mới sau, và không trộn hàng của hai lô vào cùng một khay nếu có thể.
- Ghi vào sổ hoặc bảng tính một dòng cho mỗi lô: mã lô, ngày, nhà cung cấp, mặt hàng, số lượng, số hoá đơn, nơi để bìa hồ sơ.
- Khi một lô bán hết, đánh dấu ngày hết trên sổ nhưng giữ nguyên bìa hồ sơ.
Với cửa hàng có phần mềm bán hàng, nhiều phần mềm có sẵn trường lô hàng hoặc ghi chú khi nhập kho. Tận dụng trường đó để ghi mã lô nội bộ; khi cần tra, tìm theo mã thay vì nhớ.
Lưu giấy và lưu số: cách nào hợp cửa hàng nhỏ
Bản giấy vẫn cần. Khi đoàn kiểm tra đến, đưa ra được một bìa giấy có đủ chứng từ thường nhanh và thuyết phục hơn mở điện thoại tìm ảnh. Hoá đơn điện tử thì in ra bản thể hiện, kẹp cùng các giấy khác.
Bản số để không mất. Giấy dễ ướt, cháy, mối mọt, thất lạc khi chuyển cửa hàng. Chụp lại mọi giấy trong bìa, lưu thành một thư mục mang đúng mã lô. Thư mục đặt trên một dịch vụ lưu trữ có sao lưu, không chỉ trong bộ nhớ điện thoại.
Đặt tên thống nhất. Tên thư mục bằng mã lô, tên tệp bắt đầu bằng loại giấy: hoá đơn, phiếu giao, chuyển khoản, ảnh lô. Tìm theo mã lô là ra hết.
Tin nhắn cũng là hồ sơ. Báo giá, xác nhận đơn, cam kết chính hãng qua tin nhắn nên được chụp lại và lưu vào thư mục lô. Tài khoản nhắn tin có thể bị khoá, đổi máy là mất lịch sử.
Một người chịu trách nhiệm. Dù cửa hàng có vài người, nên có một người được giao việc lập phiếu bìa và chụp ảnh khi nhận hàng. Việc ai cũng làm được thường thành việc không ai làm.
Giữ hồ sơ bao lâu
Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán, hoá đơn do quy định về kế toán và thuế đặt ra, và có thể khác nhau tuỳ loại chứng từ và loại hình kinh doanh. Bạn nên hỏi kế toán hoặc đối chiếu văn bản hiện hành để biết con số cụ thể áp dụng cho mình; bài này không nêu số năm để tránh sai khi quy định thay đổi.
Ở góc nguồn gốc hàng hoá, nguyên tắc tối thiểu là giữ hồ sơ của một lô cho tới khi hàng của lô đó đã bán hết và đã qua khoảng thời gian khách còn có thể khiếu nại, bảo hành hoặc phát hiện vấn đề. Với hàng có hạn dùng dài như mỹ phẩm, đồ điện, phụ tùng, khoảng này có thể kéo dài vài năm sau ngày bạn bán món cuối cùng.
Cách an toàn và rẻ nhất là giữ bản số vô thời hạn, vì chi phí lưu trữ gần như không đáng kể; bản giấy giữ theo thời hạn kế toán. Khi dọn bìa giấy cũ, kiểm lại bản số của lô đó đã đầy đủ chưa trước khi bỏ.
Lỗi hay gặp làm hồ sơ mất giá trị
Có hồ sơ mà khi cần không dùng được thì gần như không có. Các lỗi dưới đây hay gặp ở cửa hàng nhỏ:
- Nhập cùng mặt hàng từ hai nguồn rồi đổ chung vào một kệ, không còn phân biệt được hộp nào của lô nào.
- Hoá đơn ghi "hàng tiêu dùng các loại", không nối được với mặt hàng cụ thể.
- Ảnh lô hàng chụp xa, không thấy số lô, hạn dùng trên hộp.
- Chỉ lưu hồ sơ của nhà cung cấp lớn, bỏ qua các lô lẻ mua thêm khi thiếu hàng, trong khi lô lẻ lại là chỗ rủi ro cao nhất.
- Giấy uỷ quyền của nhà cung cấp đã hết hạn từ lâu nhưng không ai để ý.
- Hồ sơ nằm ở nhà chủ cửa hàng, nhân viên tại quầy không biết ở đâu khi có đoàn kiểm tra.
- Bìa hồ sơ bị bỏ khi chuyển địa điểm kinh doanh hoặc sang lại cửa hàng.
Nên dành mười lăm phút mỗi tháng rà lại: chọn ngẫu nhiên ba món hàng trên kệ, thử tra ngược tới bìa hồ sơ. Nếu cả ba đều tra được trong vài phút, hệ thống đang chạy tốt. Nếu không, bạn biết chỗ cần sửa trước khi người khác phát hiện.
Hồ sơ lô dùng vào những việc gì
Hồ sơ lô có ít nhất bốn việc dùng ngay. Khi khách khiếu nại một món hàng, bạn biết nó thuộc lô nào, kiểm lại các món cùng lô, và có giấy tờ để làm việc với nhà cung cấp. Khi quản lý thị trường kiểm tra nguồn gốc, bạn đưa ra đúng bìa hồ sơ của mặt hàng được hỏi; phần tiếp đoàn và giải trình có bài riêng ở trang Giải Trình. Khi chủ nhãn hiệu thông báo một lô hàng giả đang lưu hành, bạn tra được mình có nhận số lô đó hay không.
Việc thứ tư ít người nghĩ tới: so sánh nhà cung cấp. Khi mỗi lô có ghi giá, tình trạng chứng từ, kết quả kiểm mẫu, sau vài tháng bạn nhìn ra nhà cung cấp nào luôn đủ giấy, nhà cung cấp nào hay thiếu hoá đơn, hay đổi pháp nhân. Đó là dữ liệu để quyết định nên tiếp tục hay đổi nguồn, thay vì chỉ dựa vào giá.
Một cửa hàng có hồ sơ lô tốt cũng dễ làm việc hơn với các chương trình truy xuất nguồn gốc của nhà sản xuất hoặc của ngành, nếu sau này tham gia. Nền tảng của mọi hệ thống truy xuất vẫn là biết món hàng này đến từ đâu, vào ngày nào, qua tay ai.
Câu hỏi thường gặp
Cửa hàng nhỏ có bắt buộc lưu hồ sơ theo lô không?
Pháp luật yêu cầu người kinh doanh chứng minh được nguồn gốc hàng hoá khi được kiểm tra, và lưu hoá đơn, chứng từ theo quy định kế toán, thuế. Cách sắp xếp theo lô không phải yêu cầu bắt buộc, nhưng là cách giúp bạn đáp ứng nghĩa vụ chứng minh nguồn gốc nhanh và chính xác nhất.
Mã lô nội bộ có được dán lên hộp sản phẩm không?
Được, với điều kiện không che, không dán đè lên nhãn của nhà sản xuất, đặc biệt là tên hàng, hạn dùng, số lô và các thông tin bắt buộc. Cách an toàn là dán nhãn nhỏ ở mặt đáy, hoặc chỉ ghi mã trên thùng ngoài và trên vị trí kệ.
Lưu hoá đơn điện tử trên email có đủ không?
Email nhận hoá đơn là nơi lưu tốt nhưng chưa đủ cho mục đích tra nguồn gốc theo lô, vì hoá đơn không nằm cùng phiếu giao, ảnh lô hàng, chứng từ thanh toán. Nên tải hoá đơn về thư mục của từng lô, đồng thời in bản thể hiện để kẹp vào bìa giấy.
Nhập hàng lẻ vài hộp có cần lập hồ sơ lô không?
Có, và nên làm kỹ hơn. Các lô lẻ mua thêm khi thiếu hàng thường từ nguồn ít quen, giá linh hoạt, chứng từ sơ sài, nên là chỗ hàng giả dễ lọt vào. Một phiếu bìa ngắn, ảnh hộp có số lô và chứng từ thanh toán là đủ cho lô nhỏ.
Sang lại cửa hàng thì hồ sơ lô hàng tồn xử lý thế nào?
Người bán lại nên giao hồ sơ nguồn gốc của hàng tồn cùng với hàng, và hai bên lập biên bản bàn giao hàng tồn kèm danh mục chứng từ. Người nhận nên kiểm hồ sơ trước khi nhận hàng tồn, vì sau khi sang tên, bạn là người phải chứng minh nguồn gốc khi bị kiểm tra.
Hồ sơ bị thất lạc một phần thì có xin lại được không?
Hoá đơn điện tử có thể tra và tải lại; chứng từ chuyển khoản có thể xin sao kê từ ngân hàng; hoá đơn, phiếu giao có thể đề nghị nhà cung cấp cấp bản sao. Ảnh lô hàng lúc nhận thì không lấy lại được, nên hãy coi việc chụp ảnh khi nhận hàng là thói quen bắt buộc.